OpenZaak: van samen organiseren naar samen realiseren

Met de software van OpenZaak kunnen gemeenten hun dienstverlening verbeteren. De software is volledig volgens de principes van Common Ground ontwikkeld. Hoe ver is OpenZaak nu? Hoe verloopt de samenwerking tussen de betrokken partijen? En hoe zit het met beheer en onderhoud?

Aan het woord: Martijn Groenewegen, hoofd digitale strategie en ondersteuning bij de gemeente Rotterdam, Hugo ter Doest (Dimpact), product owner van OpenZaak en interim-bestuurder Migiel Gloudemans (Dimpact).  Rotterdam is vanaf het begin betrokken bij OpenZaak.

Open source software voor zaakgericht werken
Met de open source software van OpenZaak kunnen gemeenten zaken, documenten en besluiten ophalen bij de databron. OpenZaak maakt hiervoor gebruik van de landelijke API-standaarden voor zaakgericht werken (ZGW-API’s). Gemeenten kunnen daarmee eenvoudiger en sneller online diensten aanbieden aan hun inwoners en onderling noodzakelijke data uitwisselen.

OpenZaak is in eerste instantie ontwikkeld door Maykin Media, in opdracht van een aantal gemeenten onder leiding van Dimpact. De gemeenten zijn: Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, Tilburg, Arnhem, Haarlem, 's-Hertogenbosch, Delft en een coalitie van Hoorn, Medemblik, Stede Broec, Drechteland, Enkhuizen (SED).

De OpenZaak code wordt momenteel beheerd door de OpenZaak community en wordt gefaciliteerd door de ‘Codebase Stewards’ van de Foundation for Public Code. OpenZaak is mede-ontwikkeld op basis van een financiering uit het innovatiefonds van VNG realisatie.

Snelle en soepele dienstverlening
Groenewegen: ‘Met OpenZaak vernieuwen we het zaakgericht werken vanuit het gedachtegoed van Common Ground. We scheiden data van functionaliteiten en processen. Dat zorgt ervoor dat je meer kunt innoveren en minder afhankelijk bent van de onderliggende data. En je hebt meer grip op je gegevens, doordat je niet meer hele databestanden hoeft te kopiëren. Dat is - in het kort - de informatiekundige uitleg. Maar waar het uiteindelijk om gaat: betere dienstverlening, zorgen dat je een betrouwbare overheid bent voor burgers en bedrijven.’

Een voorbeeld van die betere dienstverlening: de aanvraag van een parkeervergunning is vaak een ingewikkeld proces, waarbij inwoners eerst allerlei documenten moeten uploaden. Met OpenZaak loopt dit allemaal sneller en soepeler. Daarnaast krijgen inwoners up-to-date informatie over hun aanvraag, en regie over hun eigen gegevens.

Van referentie-implementatie naar gebruiksklare software
De software van OpenZaak is inmiddels klaar voor productie. Gloudemans: ‘Bij veel van dit soort projecten is de vraag: we hebben een Proof of Concept of een referentie-implementatie - hoe maak je die opschaalbaar? Dat is precies wat wij aan het doen zijn. Van alle componenten die gemeenten nodig hebben om straks een toekomstvaste informatievoorziening te hebben, is OpenZaak het meest gebruiksklaar. Kortom, we zijn opgeschoven van samen organiseren naar samen realiseren.’

Groenewegen: ‘OpenZaak wordt één van de componenten binnen het zaaksysteem van de gemeente Rotterdam. De standaard is ontwikkeld, maar we hebben nog weinig ervaring met de implementatie in de productieomgeving. De volgende stap voor ons is toetsen hoe dat werkt, met een proefimplementatie.’

Markt in beweging
De OpenZaak-software is ontwikkeld door Maykin Media. Dimpact organiseert het collectieve opdrachtgeverschap naar deze softwarebouwer. Ter Doest: ‘Nu is het zaak dat meer leveranciers gaan meewerken aan doorontwikkeling, onderhoud en beheer. Er moet geen nieuwe vendor-lockin ontstaan. We willen dat marktpartijen onderdeel worden van de community - een ecosysteem, waarbinnen overheid en marktpartijen samen ontwikkelen.’

Gloudemans: ‘Vanuit Dimpact proberen we de markt collectief te bewegen om onze standaarden toe te passen in hun producten. Dat is niet altijd makkelijk voor leveranciers, zeker niet voor de gevestigde partijen. Maar je ziet het wél gebeuren. Onder meer omdat we nieuwe toetreders op de markt zien, die hierin al concrete stappen zetten. Dat daagt de huidige grote partijen uit om ook in beweging te komen. Tijdens onze laatste leveranciersbijeenkomst, met zo’n 40 partijen, zag ik veel nieuwe namen. Een goede ontwikkeling.’

Groenewegen: ‘Uiteindelijk is het aan gemeenten zélf om kenbaar te maken wat hun wensen zijn, om leveranciers aan te sporen om de gewenste standaarden te gebruiken. In Rotterdam zijn we zover dat we dit gesprek aangaan met marktpartijen.’

Open source, doorontwikkeling en beheer
De software van OpenZaak is volledig open source ontwikkeld. Hoe organiseer je dan de doorontwikkeling, onderhoud en beheer? Gloudemans: ‘Dat is de uitdaging. Daarover zijn we nu in gesprek, samen met leveranciers. Hierin schuilt wat mij betreft ook de toegevoegde waarde van Dimpact: als collectief kunnen we zorgen dat de doorontwikkeling de kant op gaat die we nodig hebben en anderen helpt.’

Ter Doest: ‘Belangrijk in dit verhaal: de meeste gemeenten houden zich helemaal niet bezig met individuele componenten. Die verwachten gewoon een werkend platform, dat zij kunnen gebruiken voor het zaakgericht werken. Daar komt nogal wat bij kijken: integratie, hosting, een servicedesk… Daarom vragen wij ook nadrukkelijk aan leveranciers: help ons om dat te organiseren!’

Groenewegen: ‘Gemeenten zijn gebaat bij continuïteit. En er moet bedrijfszekerheid geboden worden. Dat betekent dat je nú al moet bedenken hoe je het beheer met z’n allen gaat regelen. Anders heb je straks software die bij gemeenten draait, maar weet niemand wie te bellen als iets niet werkt. Samen beheren vraagt om regievoering. Vanuit samenwerkingsverbanden als Dimpact. Maar bijvoorbeeld ook vanuit de VNG.’

Gelegenheidscoalitie van welwillenden
Het zijn vraagstukken, die door de OpenZaak-community worden verkend. Hoe gaat dat eigenlijk, dat samenwerken in een community? Groenewegen: ‘Ik hoor alleen maar positieve geluiden. Inherent aan de samenwerking is dat er een hoge betrokkenheid is.’ Gloudemans: ‘Het is een gelegenheidscoalitie van welwillenden.’

Ter Doest: ‘Met diezelfde gelegenheidscoalitie werken we nu - naast de OpenZaak-registraties - ook aan andere producten. Zo zijn de objectregistraties en het zaakafhandelcomponent net opgeleverd. En er zijn ideeën voor een archiveringsapp. We kunnen dus zeker spreken van een succesvolle samenwerking.’

Groenewegen: ‘Het mooie van OpenZaak: we bouwen aan een concreet, werkend product. Wil je vertrouwen in de Common Ground-beweging bewerkstelligen, dan moet je zichtbare stappen zetten. Dit is zo’n stap. Dat is ook wat ik anderen gemeenten wil meegeven: houd het niet bij praten alleen, maar doe mee! Aansluiten bij een project als OpenZaak is heel laagdrempelig. En, ook niet onbelangrijk: de instapkosten zijn laag, want je deelt de investering met z’n allen.’

Meer weten of meedoen?
Neem dan contact op met Niels Lindeboom, regisseur samenwerking (Dimpact), via: niels.lindeboom@dimpact.nl. 

Bron: commonground.nl