Leden zetten een forse stap in hun digitale dienstverlening met de geïntegreerde Burgerzakenmodules

De afgelopen jaren is er in de vereniging intensief samengewerkt aan de functionele integratie van burgerzakenmodules in het zaaksysteem. De Dimpact-gemeenten zijn de eerste gemeenten die gebruik maken van een unieke oplossing die ervoor zorgt dat alle data en documenten over een aanvraag of een aangifte binnen één systeem beschikbaar zijn. De informatie ligt hierdoor niet meer versnipperd over de organisatie en/of verschillende systemen. Het selfservice concept zorgt ervoor dat burgers en bedrijven nu op elk gewenst moment van de dag hun aanvragen in kunnen dienen. De afhandeling van de aanvragen gebeurt vervolgens zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Leveranciersonafhankelijk

Inmiddels zijn 15 gemeenten overgestapt op de door Dimpact aangeboden oplossing. Het werk bij de afdeling Burgerzaken ondergaat een complete metamorfose, al helemaal voor de gemeenten die met deze oplossing wisselen van leverancier van hun burgerzakenapplicatie. Van deze gemeenten hebben 4 een zogenaamde leverancierswissel gemaakt. Het converteren van de gegevens verloopt voor deze gemeenten zonder probleem en in volledige afstemming met de RvIG (Rijksdienst voor Identiteits Gegevens).
 

Coevorden plukt als eerste de vruchten van de geïntegreerde oplossing

Gemeente Coevorden is op 29 mei als eerste gemeente overgestapt op de geïntegreerde Burgerzakenmodules. ‘Gemeente Coevorden heeft bewust haar nek uitgestoken, wij wilden de vereniging graag verder helpen. In ons traject is ook proactief nagedacht over het optimaliseren van de werkprocessen. Daardoor konden de burgers van Coevorden als eerste profiteren van de selfservice die deze oplossing biedt’ vertelt René Jonkman, Concernmanager Coevorden.

Gemert-Bakel wisselt als eerste van leverancier

Als zaakgericht werken gemeente van het eerste uur, is de integratie van Burgerzakenmodules met de e-Suite voor Gemert-Bakel van groot belang voor de doorontwikkeling van zaakgericht werken.

Op 2 oktober ging Gemert-Bakel als tweede gemeente over op de nieuwe geïntegreerde Burgerzakenmodules. De livegang was extra spannend, omdat er voor de gemeente relatief veel veranderde. De integratie van de burgerzakenmodules in het zaaksysteem was nieuw en ze kregen te maken met een geheel nieuwe applicatie voor burgers en medewerkers van Burgerzaken.

“De echte test is de livegang en hier komt altijd iets uit. We hebben de medewerkers de tijd gegund om te wennen aan het systeem. Problemen en uitdagingen werden snel opgepakt. Er is nu een goede basis gelegd om selfservice in te zetten, zodat burgers, bedrijven maar ook de gemeente de vruchten ervan kunnen gaan plukken. In 2018 zullen we de selfservice verder uitbreiden'' vertelt Leon Meulemeesters Projectleider burgerzakenmodules en Beleidsmedewerker Informatievoorziening bij Gemert-Bakel.
 

Zwolle: Geen dubbel werk door integratie; voordeel voor burger én gemeente

Eén van de gemeenten die aan de wieg hebben gestaan van de huidige oplossing is Zwolle. Op 11 oktober zijn ze als eerste 100.000+ gemeente overgegaan op de geïntegreerde burgerzakenmodules. De gemeente heeft een grote bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van het product als plug-in op de e-Suite. De gemeente ziet voordeel voor de burger en de ambtenaar. Zwolle krijgt met de komst van deze oplossing meer grip op haar processen en kan hierdoor haar digitale dienstverlening verbeteren. “Wij handelen onze Burgerzaken processen zaakgericht af in 1 systeem. Hierdoor hoef je geen dubbel werk te doen en beperk je de kans op fouten” en “Met de geïntegreerde burgerzakenmodules verbeteren wij onze digitale dienstverlening en krijgen we meer grip op onze processen. Dus voordeel voor de burger en voor de ambtenaar!” aldus Agnes Huisman- Dinkelberg, Adviseur en projectleider Burgerzaken bij gemeente Zwolle.  

Laarbeek: Kleine gemeente-grote stap

Voor een kleine gemeente als Laarbeek was de overstap naar de geïntegreerde burgerzakenmodules inclusief een leverancierswissel een grote stap. De reden om ook over te stappen op de burgerzakenmodules was tweeledig, vertelt Marc van Esch, Manager Dienstverlening en Informatie bij Laarbeek. ''Ten eerste zorgt de geïntegreerde module voor een goede en adequate vastlegging en archivering van zaken op het gebied van burgerzaken. Ten tweede biedt de moderne applicatie veel en zijn het aantrekkelijke selfservice-mogelijkheden voor de burger''. 

''De implementatie is nog maar net afgerond. Deze verliep niet helemaal vlekkeloos. Juist door de integratie van twee systemen bleek deze gecompliceerder dan wanneer beiden afzonderlijk zouden zijn geïmplementeerd. Zowel Dimpact als leveranciers hebben zich zeer verantwoordelijk gevoeld voor een goede oplevering en hebben onze gemeente uitgebreid ondersteund. Niet alleen in de week van de implementatie, maar ook in de weken erna. Dit alles maakt dat wij als gemeente met vertrouwen uitzien naar het werken met de BZM-module, geïntegreerd in de e-Suite'' vertelt Marc.

Kampen: Het beste van twee werelden

Gemeente Kampen is als vierde gemeente gewisseld van leverancier om hiermee meerdere systemen te integreren tot één totaaloplossing.  Daarbij heeft Kampen net als de gemeente Zwolle in samenwerking met het Shared Service Centrum "ONS" hiervoor de technische voorzieningen geregeld. ''Met de geïntegreerde Burgerzaken Modules in het zaaksysteem krijgen wij het beste van twee werelden. Dit levert ons zowel meer transparantie in de dienstverlening als meer efficiëntie in de bedrijfsvoering op en het geeft een verbetering in de digitalisering", aldus Ricardo Pannekoek, Adviseur informatievoorziening bij gemeente Kampen.

Afdeling Burgerzaken Groningen ondergaat een complete metamorfose

Dankzij het zaaksysteem kan de gemeente de publieke dienstverlening verder digitaliseren. Volgens gemeente Groningen is het een complete metamorfose in het werk bij de afdeling Burgerzaken. Het zwaartepunt in de dienstverlening verschuift van de balies naar selfservice door de invoering van de geïntegreerde Burgerzaken Modules. Hoofd Burgerzaken Tim Schuurman noemt dit "de grootste verandering in het werk van de burgerlijke stand in 60 jaar." De eerste fase startte voor gemeente Groningen op woensdag 29 november. 

"De klant kan veel dingen vanaf nu zelf regelen", aldus allround medewerker Burgerlijke Stand Sabine Dunning. ''Door de geïntegreerde oplossing krijg je een totaalbeeld van een zaak. Voorheen communiceerde elke afdeling los van elkaar met dezelfde burger, nu zie je het als een collega al een deel van het antwoord heeft gegeven" vertelt Tim. "Het is efficiënter en zorgt voor tijdbesparing. De burger hoeft niet elke keer zijn hele verhaal uit te leggen'' vult Sabine aan. 
 

DOWR zet gezamenlijk een grote stap in hun digitale dienstverlening

Als samenwerkingsverband, Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) maken deze gemeenten via de geïntegreerde Burgerzakenmodules een grote stap in de harmonisatie van hun applicatielandschap. In het bijzonder voor Raalte was de overgang een grote stap, omdat net als bij Gemert-Bakel, Kampen en Laarbeek de overstap is gemaakt naar een andere leverancier.

De geïntegreerde burgerzakenmodules bieden op drie manieren een voordeel. Voor veel inwoners is het selfserviceconcept van de geïntegreerde Burgerzakenmodules een flinke stap vooruit in de dienstverlening van de gemeente. Onze medewerkers beschikken over alle nodige informatie op één plek. En onze organisatie heeft geen gedoe meer met verschillende applicaties en koppelvlakken, vertelt Paulien Brinkman, KCC Deventer