Coevorden als eerste gemeente live met nieuwe oplossing voor Burgerzaken

En daarmee is Coevorden opnieuw de Dimpact-gemeente die als eerste live gaat met de binnen de vereniging verworven oplossing voor burgerzaken. “In 2013 gingen we als eerste Dimpact-gemeente live met de in de e-Suite geïntegreerde burgerzakenmodules. Het ligt in de aard van onze gemeente om te doen, en niet af te wachten!”, aldus Rianne Warta, projectleider iBurgerzaken van de gemeente Coevorden.  

Robert: “Als onderdeel van het contract met Atos leverde PinkRoccade de Burgerzakenmodules. Omdat het contract met Atos in 2023 afloopt, moesten we op zoek naar een nieuwe oplossing voor burgerzaken. Daarom zijn we in 2021 gestart met de aanbesteding. Uiteindelijk is de opdracht gegund aan PinkRoccade. Overigens is de aanbesteding gedaan voor alle 40 gemeenten die lid zijn van Dimpact.  Zij kunnen daarmee gebruikmaken van het aanbod zonder dat ze opnieuw hoeven aan te besteden.” 

In iBurgerzaken wordt alles verwerkt waarvoor een inwoner naar het gemeentehuis gaat. Denk aan het aanvragen van een paspoort of rijbewijs, het aangeven van een geboorte, maar ook het doorgeven van een overlijden. Kortom: alle modules die betrekking hebben op het bijwerken van de BRP-gegevens: de Basis Registratie Personen. Voorheen maakte de gemeente Coevorden gebruik van iBurgerzaken als onderdeel van het zaaksysteem e-suite van Atos. Nu is de gemeente Coevorden ‘ontvlochten’ van het zaaksysteem e-Suite en worden alle zaken rechtstreeks aangemaakt en afgehandeld in het iBurgerzakenportaal. Dat scheelt de medewerkers schakelen tussen verschillende applicaties. En ze kunnen optimaal gebruikmaken van alle functionaliteiten

Rianne werkt sinds 2018 als functioneel applicatiebeheerder op de afdeling burgerzaken van de gemeente Coevorden. Omdat ze zich graag verder wil ontwikkelen als projectleider en nog een aantal contracturen ‘over’ heeft, besluit ze aan te sluiten bij de projectgroep aanbesteding burgerzakensysteem.  Robert: “Daarmee had ze een kennisvoorsprong ten opzichte van anderen. Daarnaast heeft ze heel veel kennis van burgerzaken. En niet onbelangrijk; ze weet ook hoe je medewerkers mee kunt nemen in een verandering!” Rianne’s motivatie om deel uit te maken van de werkgroep aanbesteding heeft nog een andere reden: “Ik vind het belangrijk om ook de kleine gemeenten in de aanbesteding zichtbaar te maken. Leveranciers luisteren vaak beter naar de grote dan naar de kleine gemeentes.” Robert vult aan: “De coöperatie Dimpact bestaat uit kleine en grote gemeentes: juist dat samen optrekken geeft ons een sterke onderhandelingspositie bij de leveranciers.”

De livegang van iBurgerzaken bij de gemeente Coevorden ging niet over een nacht ijs. “We maakten elk proces in de testomgeving aan om te bekijken of het proces goed verliep en of de persoonsgegevens waren aangepast na een mutatie. Hierbij namen we geen genoegen met aannames. Deze periode nam bijna 3 maanden in beslag. ”
Het aanvragen van een reisdocument en een rijbewijs moesten op de dag van de livegang worden getest. Nadat Rianne en haar collega’s ’s morgens de technische omzetting hadden gedaan, stonden er afspraken met twee inwoners om een rijbewijs en reisdocument aan te vragen. Deze mensen waren van tevoren geïnformeerd dat het om een test ging en het daardoor wat langer kon duren. En dan gaat er, ondanks de zorgvuldige voorbereiding, toch nog wat mis … “Om elf uur hadden we een afspraak met een inwoner geregeld. Dat ging helemaal goed. Helaas kwam de inwoner die zijn rijbewijs zou aanvragen niet opdagen. Toch hebben we 15 juli de livegang geaccepteerd.  
Maandag startten we in de nieuwe omgeving. En gelukkig stonden er in de afsprakenagenda allemaal rijbewijsaanvragen.” Deze verliepen ook goed tot opluchting van Rianne en haar collega’s: “We waren echt blij dat het op deze manier gelukt is en dat fase één heel gestroomlijnd verliep.” Daarin speelt zeker ook het contact met Dimpact een rol: “Ik had voor dit project contact met Robert Badart, adviseur dienstverlening van Dimpact. Een hele fijne werkrelatie; als ik een vraag heb, kan ik altijd even snel met hem schakelen.” 

De implementatie van iBurgerzaken betekent voor de medewerkers een hele nieuwe manier van werken. Gewend aan de look en feel van het medewerkersportaal van e-Suite, zien ze nu een heel ander scherm voor zich. “Het werkt op dezelfde manier, maar net niet helemaal”, aldus Rianne. En toch zijn de medewerkers overwegend positief over de nieuwe applicatie. Rianne: “We hebben de medewerkers vanaf stap 1 meegenomen in de transitie naar het nieuwe portaal. Tijdens het hele proces informeerden wij de medewerkers in een wekelijkse mail. Ook lieten we hen telkens processen testen. We vroegen feedback: werkt dit voor jou? En natuurlijk boden we scholing aan.“  
Wat ook belangrijk is; blijf ook na de livegang bereikbaar voor ondersteuning. Rianne: “De medewerkers weten mij en mijn collega Richard Cabrera goed te vinden. Naast dat wij regelmatig op de werkplek van de medewerkers burgerzaken aanwezig zijn. Dat wordt gewaardeerd!”  
 

Rianne blijft samen met haar collega verantwoordelijk voor de optimalisatie van iBurgerzaken. Inmiddels is de tweede fase gestart. “We kijken naar waar we ingerichte processen kunnen verbeteren. Hiervoor halen we informatie op bij de medewerkers van burgerzaken. Al terwijl wij bezig waren met de eerste, bereidden we ons voor op de tweede fase. Dat is wel belangrijk omdat je binnen een aantal maanden bij PinkRoccade moet laten weten wat je wil optimaliseren. Robert: “In fase twee gaat het om optimalisatie. Ofwel alle modules gebruiken die erin zitten. ” Rianne vult aan: “Zoals een koppeling met het kassa- en afsprakensysteem.” 

Op dit moment maken achttien gemeenten gebruik van de in de e-Suite geïntegreerde burgerzakenmodules. Hiervan hebben vijftien gemeentes aangegeven sowieso gebruik te gaan maken van de nieuwe oplossing.  De gemeente Coevorden vormt samen met de gemeente Enschede de pilot voor de implementatie.  “Wij zijn de locomotief van een trein met een heleboel Dimpact-gemeenten die ons volgen. We hebben wel een beetje geschakeld met Enschede, waar vooral de nieuwe koppeling met het datadistributiesysteem van Centric is getest, maar hebben alles toch vooral zelf moeten ondervinden.“ De ervaringen die Rianne en haar collega’s opdeden tijdens de eerste fase legden ze samen met Dimpact vast in een notitie. Maar Rianne benadrukt om vooral ook contact met haar of Richard op te nemen: “Als mensen willen weten hoe we dingen hebben aangepakt en hoe we onze medewerkers meekregen in deze verandering, dan nodig ik ze van harte uit contact met mij of Richard op te nemen!” 

Rianne Warta, Projectleider Implementatie iBurgerzaken 
T: 06 - 25 18 53 02 - E: r.warta@coevorden.nl 

Richard Cabrera, applicatiebeheerder bij team advies en services 
T: 06 - 36 38  56 65 -  E: r.cabrera@coevorden.nl 

Robert Badart, adviseur dienstverlening Dimpact 
T: 088 - 34 60 000 -  M 06 – 12 42 54 36 – E: robert.badart@dimpact.nl