Oost Gelre en Twenterand: “Écht samenwerken binnen Dimpact is heel zinvol”

Marjolein: “Ik ontmoette Frank bij toeval bij Dimpact op kantoor. We kwamen met elkaar aan de praat en hij vertelde dat zijn gemeente erover dacht om ook bij Dimpact aan te sluiten en het zaaksysteem in te zetten. Ik heb kort onze ervaringen gedeeld en heb hem toen bij ons uitgenodigd voor een uitgebreidere kennismaking.” Frank: “Dat was een enorm leuk bezoek. Het is veel waard om contact te hebben met een gemeente van dezelfde signatuur en om te sparren met een gemeente die je net een stap voor is. We konden tijdens ons bezoek al onze vragen stellen en hoorden van verschillende disciplines binnen Oost Gelre goede argumenten om voor zaakgericht werken te kiezen. Het bewijs werd geleverd: ‘Een gemeente, net als wij… En zij kunnen het ook!’ Dat bewijs én het enthousiasme van onze collegae van Oost Gelre hebben de doorslag gegeven.”

Marjolein en Frank waren al snel open naar elkaar over herkenbare problemen. “We hebben te maken met veel dezelfde uitdagingen, zeker tijdens verandertrajecten. Sommige medewerkers hebben nu eenmaal moeite met de veranderingen die op hen afkomen; dat is bij iedere organisatie hetzelfde. En dat is ook meteen de échte uitdaging van een veranderproces, en dus ook van overstappen op het zaaksysteem”, vertelt Marjolein. “De technische oplossing maakt niet eens zo heel veel uit”, voegt Frank toe. “Natuurlijk kost het even moeite om alles in e-Suite goed in te richten, maar uiteindelijk werkt het heel erg goed. Maar dan komt de belangrijke vraag: accepteer je de verandering, de overstap naar een nieuw systeem? Inmiddels weet ik dat het alleen maar mogelijk is met draagvlak van onderaf - mede gevoed door de goede ervaringen van een andere gemeente - en met duwen, steun en rugdekking van bovenaf.”

Twenterand heeft in het verandertraject veel tips en trucs overgenomen van Oost Gelre. “Qua aanpak hebben we bijvoorbeeld de rollen in het projectteam identiek overgenomen. En voor de uitrol binnen de organisatie hebben we hetzelfde adviesbureau ingeschakeld. Dat was een belangrijke best practice van Oost Gelre”, vertelt Frank. Marjolein vult aan: “Een externe adviseur aantrekken was voor ons een bewuste keuze. Pak je zelf de rol van projectleider, dan is er altijd een afbreukrisico aanwezig. Zeker wanneer je - zoals wij destijds - zonder al teveel eigen kennis van zaakgericht werken kiest voor een snelle ‘big-bang’-invoering.” Omdat Twenterand toch een andere organisatie is hebben zij voor een gelijkelijke invoer in Timeboxen gekozen.

Ook Oost Gelre heeft bij de start van zaakgericht werken een en ander overgenomen van andere gemeenten. Marjolein: “We hebben op veel punten gekozen om zelf het voortouw te nemen. Op andere trajecten wilden we wél graag de vruchten plukken van gemeenten die ons zijn voorgegaan. Een voorbeeld is de complexe migratie van Burgerzaken van een bestaande leverancier naar een andere leverancier, gecombineerd met een uitgebreide integratie in e-Suite. We trekken nu zelf nog de belangrijkste KPI’s uit het systeem, maar de verwachting is dat we straks meer managementinformatie van ander gemeenten gaan gebruiken. Niet omdat onze huidige oplossing niet werkt, maar omdat we minder kwetsbaar worden als we oplossingen van andere Dimpact-leden overnemen.”

“Het fijne aan het zaaksysteem is dat hoewel de basis bij iedereen hetzelfde is, je wel de ruimte hebt om eigen keuzes te maken. Om de juiste keuzes te maken, helpt kennisdeling en productdeling met andere gemeenten enorm”, vertelt Frank. “Oost Gelre handelt bijvoorbeeld de WABO helemaal af in het zaaksysteem, terwijl wij ervoor kiezen om dit met een koppeling naar domeinapplicatie Squit te realiseren. Zo hebben ze het in Oldenzaal ook gedaan; daar zijn we onlangs nog wezen kijken. Binnen Twenterand zijn aan het shoppen bij andere leden. We kijken goed waar we op het gebied van techniek kunnen samenwerken én samen kunnen inkopen. Zo nemen we het generieke proces en de managementinformatie van Rotterdam en de scanstraat-oplossing van Coevorden over. Die laatste oplossing konden we letterlijk kopiëren, omdat we dezelfde techniek gebruiken. Coevorden heeft hiervoor flink geïnvesteerd. Ons kost het niets.”

Vanuit een eigen ontwikkelagenda is ook Oost Gelre het zaaksysteem inmiddels steeds verder aan het verfijnen. “We willen steeds verder de diepte in, om zo draagvlak binnen de organisatie te houden. We hebben er in 2015 - als relatief kleine organisatie - bijvoorbeeld al voor gekozen om twee mensen op te leiden op het gebied van de grafische proces editor, die toen nog vrij nieuw was. Achteraf gezien heeft ons dit heel veel gebracht. Onze collega’s kunnen nu generieke processen verder verbeteren, maar ook hele specifieke e-diensten bouwen. We zijn van binnenuit met zaakgericht werken begonnen, en zien nu dat we het ook heel mooi aan ons bedrijfsproces kunnen koppelen. Daarom handelen we tegenwoordig zelfs diverse interne processen met het zaaksysteem af, zoals bestuurlijke besluitvorming en aan- en afmelden van nieuwe medewerkers”.

Op de vraag welke doorontwikkeling ze binnen het zaaksysteem verwachten, in relatie tot landelijke trends, weten beide goed antwoord te geven. Frank: “Ik denk dan aan de ontwikkeling van GT-connect, dat geïntegreerd kan worden met het zaaksysteem, maar ook aan de omgevingswet die er aan komt en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarnaast zijn er nog zaken als Big Data en data/informatie-gestuurd werken. We leven in een heel dynamisch tijdperk, en het is als gemeente belangrijk dat je participeert in al die ontwikkelingen. Dat we daar als gehele Dimpact-vereniging aan bijdragen, levert extra meerwaarde op.” Marjolein voegt toe: “Het is zonde als je telkens zelf het wiel opnieuw moet uitvinden, zeker als je de kennis van een organisatie als Dimpact hebt om op terug te vallen. Het kost veel meer tijd om alles zelf te doen, en bovendien kom je door samen te werken op invalshoeken die je zelf nog niet gezien hebt. Het wordt dus vele malen beter én leuker als je het samen doet.”

Het is volgens Marjolein en Frank ook simpel: je kunt als gemeente de (digitale) ontwikkelingen niet meer alleen aan. “Neem alleen al de aanstaande omgevingswet, waarvan gezegd wordt dat de transitie vele malen groter is dan die van de drie decentralisaties in het sociaal domein. Als dat waar is, dan is dat iets wat je als gemeente écht niet alleen kunt”, zegt Frank. Marjolein zit in de Dimpact-werkgroep omtrent de omgevingswet: “Als ik naar de omvang van de nieuwe wet kijk, ben ik blij dat we dit binnen Dimpact kunnen kaderen. Voor een gemeente als Oost Gelre is het bovendien geweldig om in zo’n werkgroep te zitten met een grotere gemeente als Rotterdam. Het is zó fijn om de bevestiging te krijgen dat alle gemeenten tegen hetzelfde aanlopen. De omvang van de gemeente maakt echt niets uit.” “Heel herkenbaar”, zegt Frank. “Een medewerker van een kleine gemeente beoordeelt onderwerpen veel integraler, omdat die alles zelf moet doen. De specialisten van een grote gemeente zitten veel meer op de details. Ook die combinatie maakt dat écht samenwerken binnen Dimpact heel zinvol is.”

Natuurlijk kun je als gemeente ook buiten Dimpact om aankloppen bij een andere gemeente. De toegevoegde waarde zit echter in wederkerigheid. Frank: “Binnen een vereniging doe je heel snel iets voor een ander. Er is een soort intrinsieke garantie dat een volgende keer dat jij hulp nodig hebt, je die hulp ook gaat krijgen. Er is een vorm van saamhorigheid die buiten Dimpact om onder gemeenten niet bestaat. En natuurlijk hebben we binnen Dimpact allemaal hetzelfde doel en gebruiken we dezelfde producten en diensten. Stap dus over je trots heen en zie dat verschillen tussen gemeenten grotendeels oplosbaar zijn. Stop met weerstand bieden tegen oplossingen van anderen. Stop met ‘not invented here’. Draai het om. Binnen Dimpact hebben we de samenwerking heel goed geregeld: er zijn zoveel goede oplossingen die je direct kunt gebruiken. Die zijn ‘invented bij Marjolein’, of door weet ik wie.” “En vergeet vooral ook niet dat samenwerken heel erg leuk is”, voegt Marjolein toe. “Als ik naar mijzelf en mijn collega’s kijk, dan vertellen wij anderen vol trots over onze behaalde successen en inzichten. Iedere keer dat we een andere gemeente over de vloer hebben gehad, zeggen we na de tijd tegen elkaar: “Wat hebben we toch al veel bereikt, en wat is dat toch gaaf.”