Waarom heeft Utrechtse Heuvelrug gekozen voor Signalen?
Vanuit een aanbestedingsverplichting was vervanging van meerdere applicaties nodig, waaronder de meldingenapplicatie. Signalen, als bewezen product binnen Dimpact, bood een passende oplossing zonder een nieuwe aanbesteding te hoeven doorlopen.
Hoe is de implementatie verlopen?
Een goede voorbereiding bleek cruciaal. Dankzij een duidelijke projectstructuur, betrokken applicatiebeheer en een helder beeld van de gewenste inrichting kon de livegang soepel verlopen. De goede technische ondersteuning vanuit Delta10 was een succesfactor.
Een ander belangrijk aandachtspunt is de impact van een nieuwe tool en gewijzigde processen op medewerkers. Dit menselijke aspect is essentieel bij dit soort veranderingen. Omdat je als gemeente je medewerkers en je processen het beste kent, kan je hier het beste zelf de regie over nemen.
Welke stakeholders zijn betrokken?
Naast vakafdelingen zoals groen en wegen, speelde communicatie een grote rol. Zij hielpen bij het opstellen van standaardantwoorden en het vertalen van vaktaal naar begrijpelijke berichten voor inwoners. Ook het KCC (klantcontactcentrum), waar mensen met afstand tot de arbeidsmarkt werken, werd goed meegenomen in het proces.
Wat zijn de eerste ervaringen na livegang?
Een maand na livegang is het aantal meldingen met 33% toegenomen ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. De precieze oorzaak weten we nog niet. We zien in ieder geval dat inwoners en bedrijven goed hun weg weten te vinden naar Signalen. Het systeem werkt efficiënt: meldingen worden beoordeeld door een werkverdeler en direct uitgezet naar de juiste collega of externe partij. Filters spelen hierin een belangrijke rol, zodat medewerkers alleen relevante meldingen zien. Training en begeleiding zijn essentieel om dit goed in te richten. Al met al is het een goede tool, maar het valt en staat met het meenemen en trainen van de mensen.
Wat wil Utrechtse Heuvelrug andere gemeenten meegeven?
Er is al veel voorwerk gedaan dat andere gemeenten kunnen benutten. De grootste uitdaging zit niet in de techniek, maar in het afstemmen op de eigen organisatie. Het advies is dan ook om gebruik te maken van implementatiebegeleiding met Dimpact en een partij zoals Delta10. Zorg voor voldoende capaciteit en aandacht voor de menselijke kant van de verandering.
Signalen is meer dan een technische oplossing; het is een kans om het meldingenproces slimmer en mensgerichter in te richten. Samenwerken aan deze verandering is waardevol en levert direct zichtbare resultaten op.
Samen werken aan Signalen binnen Dimpact
Binnen Dimpact ontwikkelen we Signalen samen door met de landelijke community. Op Termijn integreren we Signalen in PodiumD als ‘PodiumD melding’. PodiumD is ons open source dienstverleningsplatform gebaseerd op de principes van Common Ground, waardoor integratie met andere oplossingen zoals PodiumD portaal, contact en zaak mogelijk is. Zo wordt Signalen onderdeel van een bredere, meer integrale dienstverlening.
Ondersteuning bij verandering
Het succes van Signalen en andere oplossingen valt en staat met het meenemen van de juiste mensen in je organisatie. Dimpact ondersteunt hierbij met tools zoals de Verandertoolkit en teamgerichte verandercoaching.
Meer informatie
Wil je meer weten of samenwerken aan Signalen? Neem contact met ons op!