Groningen en Oost Gelre: vliegende start door samenwerking

“Als je net lid bent van Dimpact krijg je veel van andere gemeenten, ben je verder in je ontwikkeling dan geef je meer”, zegt Leon

Vliegende start door samenwerking

Samenwerken is niet alleen leuk. Samen kom je verder. Ook twee gemeenten van verschillende groottes. Of is het beter om te zeggen: júist van verschillende groottes? De gemeenten Oost Gelre (klein) en Groningen (groot) werken namelijk al tijden samen bij het bouwen van e-diensten voor hun burgers. “We staan open voor elkaar en zijn ook écht bereid om kennis met elkaar te delen. Dat maakt het waardevol.” Een interview met Leon Trienes (Oost-Gelre) en Hilbrand Hurtak (Groningen). De aanleiding om samen te werken is voor beide simpel: samen heb je meer goede ideeën dan in je eentje. “Je hoeft het wiel echt niet telkens opnieuw uit te vinden. Je kunt zelfs een vliegende start maken door gebruik te maken van andermans producten en kennis”, vindt Leon. “Je kunt gewoon heel veel van elkaar leren”, vindt ook Hilbrand. “Wij zijn bijvoorbeeld veel later ingestapt dan Oost Gelre, waardoor we een kleine achterstand hadden. Die achterstand hebben we alleen kunnen inhalen door de kennis en ervaring van Leon.”

De juiste contacten leggen

Volgens beide is het daarbij de kracht van Dimpact dat de vereniging de juiste contacten faciliteert. Leon: “ Ik ben zelf begin 2015 bij Oost Gelre begonnen en halverwege 2015 via het project zaakgericht werken kennis gemaakt met Dimpact. In de tussentijd heb ik heel veel mensen leren kennen, waaronder dus Hilbrand. Als ik over een bepaald proces iets wil weten, weet ik precies welke gemeente al met dat proces bezig is. Of het nu gaat om SmartDocuments of de inrichting van zaaktypes: in de maandelijks bijeenkomsten van de werkgroep e-diensten (die Dimpact voor e-Suite specialisten organiseert, red.) vind je daarom altijd de juiste persoon om mee samen te werken.” Hilbrand: “Daarnaast kun je altijd je vragen stellen in de online community van Slack, een social platform. Andere leden kunnen daar dan direct op reageren. Ook heeft Dimpact een goed overzicht van alle e-diensten die in ontwikkeling zijn. Je bent als gemeente vrij om daar in te grasduinen.”

Elkaars kennis gebruiken en aanvullen

De manier waarop Groningen en Oost Gelre samenwerken, verschilt per keer. Leon: “De ene keer bellen of mailen we even, de andere keer spreken we af. Ook laten we het altijd even aan elkaar weten als we iets nieuws gebouwd hebben, en wat onze ervaringen daar mee zijn. Er zitten namelijk altijd verbetermogelijkheden in de dingen die je ontwerpt.” Hilbrand voegt toe: “En het mooie is: als wij iets gerealiseerd hebben bouwt Oost Gelre een stukje bij en geeft het weer terug. Dat is pas écht samenwerken. Het is bij ons niet zo dat de één iets uitvindt en het dan gewoon overdraagt aan de ander. Wij gebruiken elkaars kennis en vullen elkaar aan.”

Alle gemeenten en processen in kaart

Naast deze samenwerking delen zowel Groningen als Oost Gelre ook regelmatig kennis met andere gemeenten. “Als je net lid bent van Dimpact krijg je veel van andere gemeenten, ben je verder in je ontwikkeling dan geef je meer”, zegt Leon. “Het mooie van Dimpact is dat het een groot samenwerkingsverband is én dat Dimpact in kaart brengt welke gemeente waar mee bezig is. Zo vind je snel de juiste partner en komt iedereen verder. Wij zijn bijvoorbeeld net begonnen met SmartDocuments Web en kunnen nu de kennis van koplopers op dit gebied goed gebruiken.”

Bereidheid om te delen

Die bereidheid om te delen is het fundament van Dimpact. “Ik voel me nooit bezwaard om hulp te vragen”, zegt Hilbrand. “Binnen de vereniging hebben we namelijk afgesproken dat we elkaar altijd helpen. Dat krijg je ook weer terug. Zo heb ik onlangs iemand van de gemeente Kampen geholpen die ik helemaal niet ken. Dat is heel normaal. Leon voegt toe: “Het is niet zo dat ze vanuit de gemeente zeggen: ‘je móet die mensen helpen’. Het zit gewoon in je. En daarbij heb ik met Hilbrand ook nog eens een persoonlijke klik. We zijn allebei vakidioten, dat schept een band.”

Gebruikerservaringen met elkaar delen

En waarom zou je het niet alleen doen? Is dat niet veel sneller? Hilbrand: “Qua bouw maakt het denk ik niet zoveel uit of je wel of niet samenwerkt. Het zit met name in het uitdenken en bespreken van processen. Daar gaan soms maanden overheen als je het alleen doet. Wanneer je een prototype kunt gebruiken waar een ander al enthousiast over is, betekent dat veel tijdwinst.” Leon: “Op basis van zo’n prototype groei je op een gegeven moment naar een goed proces toe. In de testfase moet dan blijken of het ook in de praktijk goed werkt, of medewerkers niet tegen obstakels aanlopen. Daar zit ook een voordeel van werken bij een kleine gemeente: ik beheer de e-Suite samen met slechts één andere collega. Wij hebben dus een goed overzicht van wat er allemaal speelt en waar mensen tegenaan lopen. Die gebruikerservaringen kunnen we ook weer met anderen delen, waaronder Groningen.”

De schwung er in houden

“Dat is handig, want als het goed is lever je allemaal dezelfde producten op”, voegt Hilbrand toe. “Op hoofdlijnen doen we dan ook allemaal hetzelfde, alleen op bepaalde details verschillen gemeenten van elkaar. Wat trouwens wel frappant is, is dat wij met Oost Gelre samenwerken en niet met andere noordelijke gemeenten. Dat komt denk ik door die eerder genoemde persoonlijke klik. We weten elkaar te vinden, we staan open voor elkaar en zijn niet bang om veel met elkaar te delen. Leon: “En we zitten in dezelfde fase als organisatie, dat is ook belangrijk. Samenwerking ligt dan ook snel op de loer, al moet je wel de schwung er in houden. Het komt niet vanzelf. Goede ideeën moet je altijd blijven najagen. Dat is essentieel om concrete resultaten uit een fijne samenwerking te halen.”

Benieuwd wat Dimpact jouw gemeente te bieden heeft? Of wil je jouw idee graag met andere gemeenten delen? Neem dan contact op met een lid-gemeente of stel ons een vraag via de chat.

Doe mee

Groningen en Oost Gelre: vliegende start door samenwerking