Enschede en Oldenzaal: “Samenwerken betekent samen versnellen”

Begin 2017 realiseerde de gemeente Enschede een koppeling tussen e-Suite (het zaaksysteem van Atos) en de Suite voor Sociaal Domein van Centric (SSD). Een spannend project, aangezien een koppeling realiseren met een gestandaardiseerd koppelvlak geen gemakkelijke taak is. De koppeling was echter onmisbaar voor het overkoepelende digitale dienstverleningstraject. Mede dankzij de samenwerking met de leveranciers van beide systemen én met de gemeenten Groningen en Zwolle werd het project een succes. Inmiddels hebben al veel gemeenten de ervaringen van de gemeente Enschede aangehoord.

Zo ook de gemeente Oldenzaal. Een interview met Gert van Norel (Enschede) en Mike Tanke (Oldenzaal). Mike vertelt: “Het niet alleen kúnnen doen, maar vooral ook niet alleen wíllen doen was voor ons de reden om de hulp van Enschede in te schakelen”, vertelt Mike. “Wij hadden simpelweg de kennis en expertise nog niet in huis. Via Dimpact kwamen we in contact met een collega van de gemeente Enschede, een medewerker van de afdeling Informatiemanagement. Dat was enkele weken voordat Enschede live zou gaan met de koppeling op het gebied van Werk en Inkomen. Oldenzaal wilde diezelfde koppeling inzetten, maar dan voor Jeugdzorg. Om goed voorbereid te starten zijn wij op bezoek geweest in Enschede. We kregen tijdens die afspraak een uitgebreide toelichting over het traject en we kregen goede adviezen over het toepassen van een aantal handige technische voorzieningen. Denk bijvoorbeeld aan zaaktypen, processen en diverse door Enschede zelf ontwikkelde webformulieren. We realiseerden ons toen meteen hoe complex de koppeling is. De kennis, ervaring en onderdelen van de inrichting van Enschede hebben ervoor gezorgd dat de koppeling bij ons snel gerealiseerd is.”

En de samenwerking tussen Enschede en Oldenzaal gaat verder dan de overdracht van kennis en technische inrichting. “We hebben via het leveranciersnetwerk bijvoorbeeld ook dezelfde consultant ingeschakeld om ons te ondersteunen”, zegt Mike. Gert voegt toe: “Tijdelijk een specialist inhuren die fulltime beschikbaar is en die niet belast is met diverse andere taken binnen de gemeente, is ideaal. We zien nu dat ook andere gemeenten dit zo doen. Emmen, Groningen, Deventer, Zwolle: ze zijn inmiddels allemaal bij ons geweest en kiezen stuk voor stuk voor de professionele ondersteuning van een externe consultant. Iemand die de kennis én de tijd heeft om hen snel vooruit te helpen. Ik denk dat de olievlek op deze manier nog wel groter gaat worden. Dit is een gouden formule.”

Wat heeft deze samenwerking nog meer opgeleverd? “Nuttige contacten”, aldus Gert. Mike voegt toe: “Dimpact zorgt er inderdaad voor dat je meteen met de juiste gemeente én bij de juiste persoon aan tafel komt. Een heel recent voorbeeld was met de gemeente Groningen. Zij wilden, net als wij, met een koppeling voor hun afdeling Jeugdzorg aan de slag. Dimpact verwees ze door naar ons, wel zo handig!” “Groningen heeft ook deels met ons opgetrokken, voor de koppeling voor de afdeling Inkomen. Dat heeft leuke dingen opgeleverd”, zegt Gert. “Om een voorbeeld te geven: burgers vinden het tijdens het digitaal aanvragen van zaken soms moeilijk om documenten toe te voegen. Daar hebben ze in Groningen een hulpmiddel voor bedacht dat wij nu ook inzetten. Omgekeerd heeft Groningen ons ontwerp voor ‘Aanvraag’ overgenomen. Op die manier ruilen we uit.”

beide heren. Gert: “Wat je eerder vaak zag, was dat zo’n koppeling er vanuit een regulier traject ‘maar even bij werd gedaan’. Er werd geen apart project voor opgestart en er werden geen externe specialisten aangetrokken. In de praktijk was je daardoor zelfs met de kleinste dingen zo twee weken bezig.” “Het is inderdaad belangrijk dat je er een op zichzelf staand project van maakt en dat je de juiste mensen aantrekt”, zegt Mike. “Om een voorbeeld te geven: wij zijn nu bezig om ook de WMO via de koppeling af te handelen. Laatst hadden we een storing in de testomgeving. Op afstand hebben specialisten van diverse organisaties ingelogd, waardoor de storing binnen twee uur verholpen was.”

Zoals gezegd bleek de koppeling tussen e-Suite en SSD niet eenvoudig. Gert vertelt hierover: “Er gaan enorm veel gegevens over en weer, die niet altijd goed aan elkaar te relateren zijn. Er waren daarom aanvullende voorzieningen nodig om dit wél te kunnen laten werken. In Enschede hebben we hiervoor een zogenoemde ESB (Enterprise Service Bus) toegepast. Mike voegt toe: “En dankzij de ervaring van Enschede hebben wij de ESB ook kunnen toepassen. In de regio Twente hebben alle gemeenten gezamenlijk hetzelfde type ESB met digi-koppeling aangeschaft. Dat helpt, aangezien de kennis zo complex is dat je het als gemeente niet meer alleen kunt.”

Mike geeft wel aan dat een relatief kleine gemeente als Oldenzaal niet de capaciteit heeft om te pionieren. Kortom: om een rol als die van Enschede te vervullen. Maar moet een grote gemeente als Enschede dan altijd de koploper zijn in dergelijke projecten? “Nee”, vindt Gert. Samen met Groningen, Zwolle en Deventer werken we nu aan het project iSociaal. Binnen iSociaal verdelen we het werk en de verschillende thema’s. Op die manier werk je echt samen. Een pluspunt is dat je de aandacht die je van andere gemeenten krijgt, kunt verdelen. Doe je namelijk iets wat écht iets gaat opleveren - zoals een koppeling realiseren tussen e-Suite en SSD - dan komt half Nederland op je af.” “Wij hebben dat ook gedaan voor de koppeling die wij voor Jeugdzorg gerealiseerd hebben”, voegt Mike toe. “Dimpact heeft hiervoor een event georganiseerd: voor alle leden, maar ook voor gemeenten die geen lid zijn van de vereniging. Tijdens dat event zijn alle gerealiseerde oplossingen en ontwikkelingen op het sociaal domein behandeld en in workshops met alle geïnteresseerde gemeenten gedeeld. Een week later wilde de gemeente Oldambt toch nog bij ons langskomen om de oplossing ‘in het echt’ te bekijken. Omdat hun vraag zo concreet was en we hun direct verder kunnen helpen, hebben we dat met liefde gedaan.”

Kun je dit soort projecten dan zien als een soort estafette stokje dat je overgeeft? “Een beetje wel”, vindt Gert. “Wij hebben dat richting Oldenzaal gedaan en zij weer richting Oldambt. Zo verdeel je ook de inspanning over de verschillende leden. Dat we nu met iSociaal met vier gemeenten samenwerken op een nog niet bestaande voorziening, is eigenlijk een ICT-ontwikkelwens voor alle gemeenten in Nederland. Dit sluit ook aan op de huidige common ground-beweging van VNG Realisatie. Het risico is dat als je allemaal zelfstandige oplossingen bedenkt, alles nog steeds niet goed met elkaar verbonden kan worden. Je móet het daarom samen doen. Samen optrekken, er samen voor zorgen dat de basis-ICT voor de gehele overheid standaard is. Voor heel Nederland dus, en niet alleen voor vier gemeenten. Niet alleen voor Dimpact-leden, maar generiek voor iedereen.”

Zijn er dan geen verschillende belangen van verschillende overheden? Gert vertelt dat hij een verandering in eerdere conflicterende belangen ziet. “Wij worden nu ook als gemeente betrokken bij de ICT-plannen van centrale overheden. Bij giga-projecten als WORK-IT worden wij bijvoorbeeld gevraagd om mee te kijken. Dat is vroeger te weinig gebeurd. Een ander voorbeeld is de voorziening SUWI stelsel, waar VNG Realisatie aan werkt. Binnen dat project zorgen wij er als gemeente voor dat er ook kennis wordt gedeeld met het UWV, zodat we het samen kunnen doen. Het belangrijkste aandachtspunt is dat je elkaar altijd opzoekt, dat je naar elkaars ontwikkelingen kijkt en vooral ook dat je elkaar vertrouwt.”

Beide heren hebben tot slot een paar adviezen voor andere gemeenten. Mike: “Kijk naar wat andere gemeenten al doen. Binnen Dimpact helpt het dat je een vergelijkbaar applicatielandschap hebt. Kijk van daaruit welke expertise je van welk Dimpact-lid over kunt nemen. Dat zijn toch de kortste klappen.” Gert: “Maak inderdaad gebruik van de verbindende rol van Dimpact. Niet alleen om nieuwe oplossingen te realiseren, maar ook om door te ontwikkelen. Er zijn bijvoorbeeld zeer gewenste uitbreidingen aan e-Suite die dusdanig complex zijn dat deze langer duren voordat ze beschikbaar komen. Het helpt dan dat je samen kunt versnellen. We overwegen als gemeente Enschede zelfs om hier extra middelen voor beschikbaar te stellen. Het zou mooi zijn als meer gemeenten hierin willen participeren, zodat we de kosten kunnen delen. Zo houden we de individuele kosten laag en zijn nieuwe doorontwikkelingen sneller beschikbaar. Als het belangrijk genoeg is, moet je het gewoonweg samen doen.”