Het Medewerkersportaal met klantcontactfunctionaliteit is een applicatie om alle relevante gegevens over contacten en zaken aan de betrokken medewerkers overzichtelijk te tonen. Het medewerkersportaal is de ingang voor de medewerker ten aanzien van alle contactregistratie, -historie, zaken met burger/bedrijf, workflow, werkvoorraad, documenten, et cetera.

Ontworpen door leden

Het Medewerkersportaal is ontworpen op basis van praktijkervaring en wensen van de lidgemeenten. De logica van de gebruikers was daarbij essentieel: overzichtelijke weergave, eenvoudige handelingen en zo min mogelijk klik- en scrollwerk. De verschillende weergaves voor de front- en backofficemenewerkers zijn toegespitst op hun specifieke behoeftes in hun werk.

Status Implementaties Medewerkersportaal

Het Dimpact-medewerkersportaal is 13 mei 2009 als eerst gelanceerd bij gemeente Enschede voor 280 medewerkers. In juni hebben Zwolle en vervolgens Emmen het systeem ook in gebruik genomen. Iedere gemeente implementeert het systeem op eigen wijze en snelheid binnen de organisatie. Ondertussen wordt het Medewerkersportaal doorontwikkeld, mede op basis van gebruikservaringen. Samen delen ze de ervaringen met elkaar en organiseren we informatiesessies. De andere Dimpact-leden zullen het systeem vanaf het najaar 2009 en voorjaar 2010 in gebruik gaan nemen, wanneer hun organisaties er klaar voor zijn. Zij profiteren van de ervaringen van Enschede, Zwolle en Emmen. Maart 2010 is ook de gemeente Helmond live gegaan met het Medewerkersportaal. Lees daar hier meer over.

Wil je weten hoe de Dimpact-gemeenten het Medewerkersportaal inzetten? Stuur een e-mail en dan brengen we u in contact met de juiste personen binnen de lidgemeenten. Zij laten u en uw collega’s graag de dagelijkse (live) praktijk zien.

Zaakgericht werken

Het D!mpact-medewerkersportaal wordt niet alleen in het KCC gebruikt, ook de Back Office-medewerkers maken er gebruik van. Zij kunnen hun werkvoorraad aan contacten en zaken ermee inzien en behandelen. Het medewerkersportaal is daarmee een belangrijk systeem voor gemeenten om zaakgericht werken te organiseren.

Beheers- & Managementtool

Bij het Dimpact Medewerkersportaal horen ook de beheers- en managementtool. Zo kan men zelf bijvoorbeeld autorisaties toekennen en belangrijke managementinformatie genereren voor verbetering van de bedrijfsvoering en dienstverlening.

Kwaliteit

Het doel van dit alles is om de kwaliteit van de dienstverlening richting burgers en bedrijven te verhogen, door eenduidiger, adequater en sneller te reageren op de vraag/het verzoek. Met het medewerkersportaal wordt een geavanceerd systeem gerealiseerd waarmee de dienstverlening naar een hoger kwaliteitsniveau wordt gebracht.

Voorbeeld: Gebruik Medewerkersportaal in Emmen

Gemeente Emmen is 30 juni live gegaan met het Dimpact-medewerkersportaal. Emmen is een voorlopende gemeente op het gebied van zaakgericht werken met het medewerkersportaal. Vijf medewerkers in de keten 'Huishoudelijke hulp' werken nu in de tweede lijn met contactregistraties, alsmede de zaakafhandeling richting de burger. Gemeente Emmen is hiermee één van de koplopers op het gebied van zaakgericht werken.

Nicolette Boulet Senior medewerker WMO Zorgloket Emmen verteld: “We registreren alle contacten voor vragen en aanvragen indicaties voor de hulp bij het huishouden in het medewerkersportaal. We behandelen aanvragen als zijnde een zaak. Er vindt via het medewerkersportaal een werkverdeling plaats. De (aan)-vraag wordt doorgezet naar de consulenten. De status van de aanvraag wordt in het medewerkersportaal gemuteerd en is vanaf volgende week door de klant via mijn loket te volgen. Ook gaan dan de medewerkers van de eerste lijn van het KCC het medewerkersportaal gebruiken.”

Met name de zaakafhandeling (ofwel het zaakgericht werken) is bijzonder, omdat Emmen hiermee als eerste Dimpact-gemeente een (WMO) proces geheel zaakgericht afhandelt in de frontoffice. Na de zomerreces zal ook de backoffice van de gehele zorgketen gebruik gaan maken van deze manier van werken.