Helmond ook live met Medewerkersportaal

Inmiddels is het Dimpact Medewerkersportaal sinds voorjaar 2009 live in gebruik genomen. Het Medewerkersportaal draaide daarom al bij de gemeenten Enschede, Zwolle, Emmen en Hardenberg. Op 1 maart jl. is nu ook Helmond live gegaan met Medewerkersportaal. Margriet Nijhuis, projectleider stadswinkel bij Helmond vertelt daar onderstaand meer over.

“Om ervaringen op te doen zijn we onze pilot gestart met het Klant Contact Centrum en ons team Werkblok. Het Klant Contact Centrum houdt zich bezig met de eerste lijns beantwoording/afhandeling van klantvragen en –verzoeken, en ons team Werblok met de tweede lijn: het behandelen van de schriftelijke en digitale aanvragen, met name burgerzaken-producten.

Afwegingen

We hebben vóór de start van de pilot samen met het management en een aantal medewerksters gekeken naar de mogelijkheden en kansen die deze basisversie van het MedewerkersPortaal (MP) biedt. Daar zagen we al snel de voordelen van in. Vervolgens hebben we afgebakend welke contacten we wél en níet zouden registreren en doorzetten. Daarna hebben we onze collega's van het KCC en het Werkblok in een tweetal avondsessies opgeleid waarna we op 1 maart met een enthousiaste club van start zijn gegaan.

Beter zicht op contacten

Op dit moment gebruikt Helmond het MP om alle contacten te registreren van klanten die vragen hebben over bepaalde Burgerzaken-producten en de WMO-voorzieningen. Voorheen belden klanten rechtstreeks met de Zorgpoort (de Helmondse WMO-vakafdeling), maar het KCC fungeert nu als het eerste aanspreekpunt. Door nu al die contacten vast te leggen, hebben onze medewerkers en management goed zicht op de aard van en aantallen contacten. Op die wijze hebben we inzicht in de vragen die we zelf beantwoorden en welke we doorzetten naar de Zorgpoort.

Onze medewerkers van het Werkblok hebben met behulp van het MP inzicht in de werkvoorraad en handelen de zaken daarin af. Ook krijgen zij de vragen die het KCC niet zelf kan beantwoorden via het MP door en handelen die daar verder in af.

Op weg naar Antwoord

De pilot bij Helmond loopt tot 1 juni waarna er een evaluatie plaatsvindt. Daarin zullen ze naast allerlei praktische kwesties, vooral ook aan de orde laten komen hoe ze het MP in gaan zetten op andere onderdelen van hun organisatie. Het MP zal immers een zéér belangrijke rol gaan spelen in Gemeente Heeft Antwoord!” aldus Margriet Nijhuis.